Ofis TPM ve Makigami yaklaşımları, üretim dışı alanlarda – özellikle ofis, destek birimleri, hizmet süreçleri ve idari işler gibi – israfı azaltmak ve verimliliği artırmak amacıyla kullanılan, yalın üretim ve TPM’in genişletilmiş uygulamalarıdır.
Ofis TPM, Toplam Verimli Bakım (TPM) yaklaşımının sadece üretim makineleri ve sahasıyla sınırlı kalmayıp, ofis süreçlerine ve bilgi akışına da uygulanmasıdır. Amacı; bilgi akışındaki aksaklıkları ortadan kaldırmak, bürokratik gecikmeleri azaltmak, gereksiz onay, evrak, bekleme gibi israfları tespit etmek, yönetimsel süreçlerde standartlaşmayı sağlamak, dolaylı alanlardaki verimsizlikleri görünür kılmaktır.
Makigami, Japonca’da “parşömen” anlamına gelir. Bu yöntem, özellikle ofis, hizmet ve yönetim süreçlerinde kullanılan gelişmiş bir değer akış haritalama (VSM) tekniğidir. Geleneksel VSM’den farklı olarak, daha detaylı ve çok yönlü bir süreç analizini mümkün kılar. Amacı; mevcut süreçleri adım adım haritalamak, her adımın değer yaratan veya israflı olup olmadığını belirlemek, iş birimleri arasındaki iletişim kesintilerini ve bilgi akışındaki gecikmeleri analiz etmek, süreci sadeleştirmek, standardize etmek ve dijitalleştirmektir.
Yalın düşünce ve Toplam Verimli Bakım (TPM) prensiplerini ofis süreçlerinize uygulayarak hızlı, hatasız ve standart bir işleyiş yaratılabilir. Bu eğitimle, değer yaratmayan faaliyetleri ortadan kaldırma, görev sorumluluklarını netleştirme ve etkin süreç yönetimi konularında somut adımlar atmak mümkündür. Bu eğitimde amaç katılımcıların Ofis TPM ve makigami alanlarında farkındalıklarını arttırmaktır.
Neler Öğreneceksiniz?
- Ofis ortamlarında TPM yaklaşımı nedir?
- Geleneksel üretim TPM’inden farkları
- Ofiste verimsizlik neden daha az görünür?
- 7 temel ofis israfı (bekleme, fazlalık, yeniden iş, arama, vs.)
- Bilgi akışı ve iletişimdeki kopuklukların etkisi
- Makigami nedir, ne işe yarar?
- Adım adım Makigami analizi: kim, ne yapıyor, ne zaman, nasıl?
- Değer yaratan vs. yaratmayan faaliyetlerin ayrımı
- Görev, sorumluluk ve geçiş noktalarının haritalanması
- Gecikmeler, karmaşa ve kayıpların görünür hale getirilmesi
- Görev netliği için RACI matrisleri
- Küçük ama etkili adımlarla ofis süreçlerini geliştirme
- KPI (performans göstergesi) belirleme ve takibi
- Dijitalleşme ve otomasyon fırsatlarının belirlenmesi