Verimlilik ve Süreç İyileştirme İçin En Temel Yalın Araç

Yalın Dönüşüm felsefesinin önemli araçlarından biri olan bu teknik, işletmelerin süreçlerini daha iyi anlamalarını sağlıyor. Değer Akışını inceleyip ve proseslerdeki israfları gözlemledikten sonra; problemlerin olmadığı kesintisiz bir akış için yapılması gerekenleri planlamada kullanılan bu teknik, Yalın Dönüşüm yolculuğuna başlayan işletmeler için pusula niteliğinde… Gelin en etkin Yalın araçlardan, Yalın Dönüşüm’ün planlama adımı olarak nitelendirebileceğimiz Değer Akış Haritalama’yı detaylı şekilde inceleyelim.

Değer Akış Haritalama Nedir?

Değer Akış Haritalama, üretim ve hizmet süreçlerinde katma değer yaratan ve yaratmayan faaliyetleri belirleyerek, süreç iyileştirmesi ve verimlilik artışı sağlamak amacıyla kullanılan bir tekniktir. Yalın Dönüşüm’ün en temel araçlarından biri olan bu yöntem, işletmelerin süreçlerini daha iyi anlamalarına, Yalın prensipleri kullanarak süreç akışındaki gereksiz adımları ortadan kaldırmalarına yardımcı olur. Bu yöntemin temel ilkelerini anlamak, sürecin başarılı bir şekilde uygulanması için çok önemlidir.

Değer Akış Haritalamanın Temel İlkeleri

Değer Akış Haritalama, mevcut ve hedeflenen durum süreçlerini görselleştirerek, işletmelerin süreçlerini daha iyi yönetmelerine olanak tanır. Bu yöntemin temel ilkeleri şunlardır:

• Mevcut Durumun Analizi: İşletmenin mevcut süreç akışını ayrıntılı bir şekilde haritalamak ve katma değer yaratmayan adımları tespit etmek için Değer Akışının incelenmesi kritik önem taşır. Bu aşamada, süreçte yer alan her bir adımın ne kadar sürdüğü ne kadar kaynak tükettiği ve değer yaratıp yaratmadığı incelenir. Örneğin, bir üretim hattındaki proseslerdeki, çevrim zamanı, ekipman çalışma oranı (uptime), ayar süresi, fire-hata oranı, operatör sayısı gibi kritik bilgiler toplanarak proses hakkındaki temel zaman, maliyet ve kalite ölçütleri belirlenir.
• Gelecek Durumun Tasarımı: İyileştirilmiş ve verimliliği artırılmış bir süreç akışı oluşturmak için gelecek durum haritalama veya gelecek durum tasarımı çok önemlidir. Bu aşamada, mevcut süreçteki gereksiz adımlar çıkarılır, prosesteki problemler listelenir ve değer akışını kesintiye uğratan süreçlerin geliştirilmesi hedeflenir. İdeal değer akışı, temin süresini kısaltarak müşteri memnuniyetini artırmayı ve israfı azaltarak proseslerdeki kayıpları önlemeyi amaçlar. Gelecek durum tasarımında, yeni değer akışında kullanılacak proses malzeme ve bilgi akışı ile ilgili aksiyonlar ve yöntemler belirlenir.
• Sürekli İyileştirme: Süreçlerin sürekli olarak gözden geçirilmesi ve iyileştirilmesi, böylece sürekli bir verimlilik artışı sağlanması için sürekli iyileştirme elzemdir. Yalın Düşünce’nin beşinci prensibi olan Mükemmellik ilkesi gereği, süreçler asla mükemmel olarak kabul edilmez ve her zaman iyileştirme fırsatları aranarak yeni gelişim noktalarını tespit etmek gereklidir. Bu yüzden tasarlanmış olan Gelecek Durum’a ulaştığınızda yeni bir gelecek durum haritası oluşturmak üzere yolculuğunuz yeniden başlar.

Değer Akış Haritalama Nasıl Uygulanır?

Değer Akış Haritalama, temel olarak 6 adımdan oluşur. Yukarıda bahsedilen temel ilkeler doğrultusunda oluşturulmuş bir yol haritası olarak uygulanması gereken adımlar aşağıda listelenmiştir.

1. Sürecin Tanımlanması – Ürün/Süreç Ailesinin Belirlenmesi

İlk adım, haritalanacak sürecin belirlenmesidir. Bu, üretim hattındaki bir ürün veya hizmet akışı olabilir. Sürecin sınırları, başlangıç ve bitiş noktaları net bir şekilde tanımlanır. Değer Akış Haritası, bir fabrikanın hammadde giriş kapısından sevkiyat çıkış kapısına kadar olan (Dock to Dock) bir süresi inceleyebileceği gibi müşteri sipariş tarihinden, fatura tahsilatının yapıldığı tarihe kadar olan çok geniş bir Değer Akışını da ele alabilir. Veya söz konusu Değer Akışı, yazılım sektöründe çalışan bir işletme için “Müşterinin ürünü sepete ekledikten sonra siparişin onaylanmasına kadar geçen akış süresini iyileştirmek” olabilir. Bu aşamada, sürecin amaçları ve hedefleri de belirlenir. Örneğin, üretim değer akış süresini %X oranında kısaltmak veya müşterinin web sitesindeki satın alma deneyimi süresinin %Y oranında iyileştirilmesi olabilir. Değer akışı her ne olursa olsun tespit edilen süreç ailesinin QCD metrikleri (Kalite, Maliyet, Teslimat) ile hedeflendirilmesi önemlidir.

2. Mevcut Durum Haritasının Oluşturulması

Bu adımda, belirlenmiş olan ürün/hizmet ailesinin mevcut değer akışı incelenir ve değer akışının ayrıntılı bir haritası çıkarılır. Bu harita, basit bir süreç haritası değildir. Değer Akış Haritası, süreç akışına ek olarak, bilgi akışı ve varsa malzeme akışını içeren kapsamlı bir haritadır. Değer Akış Haritası proses akışı boyunca yapılan her adımı ve bu adımlar ile ilgili temel bilgileri içeren veri tabloları içerir. Söz konusu veri tablolarında proses ile ilgili QCD metriklerinin yanı sıra prosesi detaylı şekilde ele almanızı sağlayacak ek ölçütler de belirlenebilir. Ayrıca, her bir adımın katma değer yaratıp yaratmadığı da mevcut durum haritalamada incelenir.

Söz konusu değer akışı bir üretim ise sistemdeki stoklar incelenirken, hizmet sektöründe bekleme/duraklama süreleri israfların olduğu noktaları işaret ederek Gelecek Durum tasarımı için Değer Akış ekibine iyileştirme potansiyellerine dair ipuçları verir.

Hizmet veya ürün ailesinin Mevcut durum haritası, sürecin gerçek performansını, darboğazlarını ve sahada gözlemlenen problemleri ortaya koyar. Örneğin, bir üretim hattındaki bekleme süreleri ve gereksiz hareketler veya hizmet sektöründe müşterinin beklemesine sebep olan unsurlar bu adımda tespit edilir.

Mevcut Durum süreç haritasının oluşturulması için “yerinde inceleme” kritik önem taşır. Sadece veri toplama ekranlarından, sahada bulunmadan, olay yerinde inceleme yapılmadan oluşturulmuş mevcut durum haritası sahadaki gerçek israfları göstermekten uzaktır.

3. Analiz ve Değerlendirme

Mevcut durum haritası çizildikten sonra, üzerinde analiz yapılarak, katma değer yaratmayan faaliyetler ve süreçler tespit edilir. Bu adım, iyileştirme alanlarının belirlenmesini sağlar. Analiz sırasında, darboğazlar, bekleme süreleri ve gereksiz hareketler, tekrarlanan işler gibi verimlilik kaybına yol açan unsurlar belirlenir. Bu veriler, süreç iyileştirmeleri için bir temel oluşturur.

Örneğin, bir hizmet sürecinde bekleme sürelerinin nedenleri ve bu sürelerin nasıl azaltılabileceği analiz edilirken; üretim sürecinde kalıp değişim süresinin uzaması kaynaklı stokların yüksek olması dikkat çekebilir.

Analiz ve değerlendirme adımında sahada yapılan incelemeler sonrası proses sahiplerinden alınan geri bildirimler çok önemlidir. Değer Akış Haritası söz konusu subjektif geri bildirimleri sayısallaştırmak ve problemi net olarak tespit etmek için vardır.

4. Gelecek Durum Haritasının Tasarlanması

Mevcut durum analiz edildikten sonra, süreç akışındaki kesintilerin olmadığı ve tespit edilen problemlerin ortadan kaldırıldığı geliştirilmiş bir değer akışı tasarlanır. Bu harita, gereksiz adımları ortadan kaldırmayı ve süreci daha verimli hale getirerek akış süresini kısaltmayı hedefler. Gelecek durum tasarımı sadece proses adımlarının yeniden düzenlendiği bir süreç tasarımı çalışması değildir. Proses akışının geliştirilmesi kadar bilgi ve varsa malzeme akışlarının geliştirilmesi ile ilgili çalışmalar da Gelecek Durum Haritası’nın konusudur.

Gelecek durum tasarımı, müşteri ihtiyaçlarını karşılamak için ana metrik olarak temin süresinin (Lead Time) kısaltılmasına odaklanır ve israfı minimuma indirecek aksiyonları tespit etmeye yarar. Bu aksiyonları tespit için yine Yalın Düşünce’nin temel prensiplerinden Sürekli Akış ve Çekme ilkelerine göre gelecek durum tasarımı yapılır. Burada ana amaç şudur: “Akışın yaratılabileceği her noktada kesintisiz ve sürekli bir akış tasarla, akışın tasarlanamadığı noktalarda ise müşteri talebi ile uyumlı bir çekme sistemi oluştur!”

5. Aksiyon Planlarının Çıkartılması

Gelecek Durum tasarımı sonrası, yeni değer akışına ulaşmak için yapılması gerekenleri listelemek ve bir yol haritası ortaya çıkarmak çok önemlidir. Gelecek durum tasarımında tespit edilen iyileştirme noktalarının nasıl uygulanacağı ve gerekli değişikliklerin nasıl yapılacağı bu aşamada planlanır. Örneğin, üretim için; yeni süreçte kurulacak olan Kanban sistemini devreye almak için gereken aksiyonlar, yazılımda yapılacak güncellemeler ile müşteri deneyiminin iyileştirilmesi için planlanan değişiklikler, kullanılacak otomasyon sistemleri için tedarikçiler ile yapılacak görüşmeler, çalışan yetkinliklerini artırmak için planlanacak eğitim programları gibi birçok aksiyon söz konusu oluabilir. Aksiyon planlarının çıkartılması esnasında problem doğru şekilde tanımlanmalı, karşı önlemler alternatifleri ve önceliklleri ile listelenmeli, sorumlu, termin süresi ve ilerleme durumlarını takip edecek şekilde hazırlanmalıdır.

6. Uygulama ve İzleme

Gelecek durum haritasını uygulamaya koymak için listelene aksiyonlar ve süreçteki gelişmeler sürekli olarak izlenir. Bu adımda, süreç iyileştirmelerinin etkileri daha önceden belirlenmiş olan QCD metrikleri doğtultusunda sürekli takip edilir ve değerlendirilir. Gerektiğinde yeni iyileştirmeler yapılarak aksiyon planları güncellenir.

Örneğin, bir üretim hattında yapılan iyileştirmelerin üretim hızına ve kaliteye etkisi düzenli olarak izlenir. Üretim dışı sektörde ise belirlenen diğer metrikler (müşteri satınalma süresi, şikayet sayısı, açılan bildirim sayısı vs.) ile sürecin başarısı daima kontrol altında tutulur.

Sürekli izleme, sürecin performansını değerlendirmek ve olası sapmaları erken aşamada tespit etmek için önemlidir. Bu yüzden sonuca olumlu etki eden, başarılı olduğu düşünülen aksiyonlar için standardizasyon aksiyonları planlanır. Standardizasyon faaliyetleri, başarılı aksiyonların sürekliliği için kritik öneme sahiptir.

Değer Akış Haritalamanın Önemi ve Faydaları

Değer Akış Haritalama, işletmelerin süreç verimliliğini artırmak ve katma değer yaratmayan faaliyetleri ortadan kaldırmak için etkili bir Yalın Araçtır. Bu teknik, süreçlerin daha iyi anlaşılmasını ve uygulamaya alındığında etkili bir şekilde yönetilmesini sağlar. Değer Akış Haritalama işletmelerin rekabet gücünü ve müşteri memnuniyetini artırmak için işletmeyi sürekli gelişim odağında tutar. Sürekli iyileştirme odağında olan işletmeler, süreçlerini sürekli geliştirerek, uzun vadede sürdürülebilir başarı elde edebilirler.

Değer Akış Haritalama, tüm diğer araçlar gibi Yaın prensipleri uygulamak için sunulmuş bir araçtır. Önemli olan değer akış haritasını uygulamaya almak ve değer akışını sürekli iyileştirmek için ölçümlemek ve gelinen noktayla yetinmeden bir sonraki gelecek durum haritasını hazırlamak için yola koyulmaktır.

Değer Akış Haritaları, size Yalın Dönüşümü uyguluyormuş zannına kapılmanıza sebep olabilir. Gerçek Yalın Dönüşüm Değer Akış haritasındaki gelecek durum tasarımını uygulamaya almakla başlar.

Umarım bu yazı, Değer Akış Haritalama’nın önemini ve nasıl uygulanabileceğini anlamanıza yardımcı olmuştur. Siz de bu yöntemi işletmenizde uygulayarak, süreçlerinizi daha verimli hale getirebilir ve rekabet avantajı elde edebilirsiniz. Bir sonraki yazımızda görüşmek üzere, hoşça kalın!

Can YÜKSELEN